Контроль — это обязательная функция менеджмента, которая является заключительной стадией управленческого процесса и играет роль связующего звена между управляющей и управляемой системами.
Контроль — многоаспектное понятие. Если абстрагироваться от конкретной сферы контроля, то суть его заключается в замерах и анализе прохождения и осуществления определенных операций, связанных с реализацией планов и программ, использовании получаемой информации для корректирующих действий.
В менеджменте контроль можно определить как процесс наблюдения за тем, как предприятие движется к намеченной цели, и корректировки отклонений от принятого курса в случае необходимости.
Содержание:
- Контроль в менеджменте: понятие и сущность
- Виды контроля
- Этапы процесса контроля
- Основные характеристики эффективной системы контроля
Контроль в менеджменте: понятие и сущность
Контроль в менеджменте — это управленческая функция, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.
Выделяют два основных направления контроля:
- контроль за выполнением работ, намеченных планом;
- меры по коррекции всех значительных отклонений от плана.
В функцию контроля входят:
- учет (сбор, обработка) и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации;
- сравнение результатов с плановыми показателями;
- выявление отклонений и анализ их причин;
- разработка мероприятий для достижения поставленных целей.
Основными инструментами контроля являются:
- наблюдение;
- проверка всех сторон деятельности;
- учет;
- анализ.
В общем процессе управления контроль — это элемент обратной связи.
Побудительные мотивы контроля:
- неуверенность внутренней и внешней среды;
- опасность возникновения кризисных ситуаций;
- необходимость поддержания успеха организации;
- давление со стороны конкурентов;
- обеспечение сущности охвата объекта, процесса, системы.
Контроль, как управленческая деятельность, должен отвечать таким требованиям:
- быть всеобъемлющим, каждый менеджер должен осуществлять контроль как неотъемлимую часть своих должностных обязанностей;
- ориентироваться на конечные результаты, в этом контексте контроль рассматривается как средство достижения целей;
- должен носить непрерывный и регулярный характер;
- быть гибким, т.е. не мешать выполнению основной работы;
- отвечать содержанию тех работ, которые контролируются, проверять не только количество и срок, но и качество работы;
- быть понятным для тех, кого контролируют и проверяют;
- быть своевременным, чтобы иметь возможность вмешательства в корректирование происходящих процессов;
- обеспечить проверяющих полной, необходимой, понятной и лаконичной информацией;
- быть экономным, т.е. затраты на его проведение не могут быть больше, чем результаты, которые достигнуты в процессе контроля;
- должен быть действенным, т.е. должен не только выявлять фактическое состояние объекта, но и сопровождаться соответствующими решениями.
Виды контроля
По времени проведения контроля различают:
- предварительный контроль;
- текущий контроль;
- заключительный контроль.
Предварительный контроль предшествует активной деятельности организации. Это организационный процесс, задача которого — проверка готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и других элементов к работе. При планировании организации необходимо осуществлять предварительный контроль.
Этот вид контроля применяют в отношении:
- существующей структуры организации, принятых решений;
- персонала;
- состояния материальных и финансовых ресурсов.
Текущий контроль осуществляется через систему обратной связи, который:
- имеет характер управленческой необходимости;
- имеет цели;
- использует внешние ресурсы, которые превращаются в ресурсы для внутреннего подкрепления;
- корректирует отклонения, возникающие в процессе управления.
Текущий контроль осуществляется в форме стратегического и оперативного контроля.
Стратегический контроль имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей и ведется по количественным и качественным показателям. Этот контроль сводится к сбору, обработке, оценке информации.
Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность.
Заключительный контроль связан с оценкой выполнения организацией своих планов и составлением новых планов. Он предполагает всесторонний анализ конкретных результатов деятельности за прошедший период, а также сильных и слабых сторон организации.
В зависимости от содержания и сферы осуществления выделяют такие виды контроля:
- экономический контроль;
- социальный контроль;
- экологический контроль;
- технологический контроль.
В зависимости от источника использования информации:
- документальный контроль (проверки);
- визуальный контроль (обзор).
В зависимости от степени охвата объекта контроля:
- сплошной контроль;
- контроль выборочного характера.
Этапы процесса контроля
Контроль в менеджменте состоит из следующих этапов:
- определение параметров функционирования и развития организации, которыми необходимо контролировать источники информации о ней;
- создание модели управления организацией, в которой отражаются потоки ресурсов, места образования промежуточных и конечных результатов, а также наиболее подходящие места для осуществления контрольных действий;
- сбор информации о реально достигнутых результатах и сопоставление ее с существующими нормативами, позволяющими определить, есть ли отклонения от запланированных результатов;
- корректировка деятельности организации, модификация целей, пересмотр планов, совершенствование технологии производства и управления.
Характеристики эффективности контроля:
- стратегическая направленность контроля;
- ориентация на результат;
- своевременность контроля;
- гибкость;
- соответствие бизнес-задачам;
- простота;
- экономичность;
- высокое качество.
Для обеспечения эффективности контроля необходимо:
- разработать такие стандарты, которые эффективно отражают результаты деятельности;
- обеспечить двустороннее общение между контролирующими и контролируемыми;
- использовать методы разработки стандартов, которые будут обеспечивать жесткий, но справедливый контроль;
- использовать методы материального стимулирования для достижения стандартов;
- внедрить информационную систему контроля;
- уделить особое внимание контролю производственных процессов.
Основные характеристики эффективной системы контроля
Цель системы контроля — это повышение вероятности достижения организационных целей и стандартов.
Основные системы контроля:
- финансовый контроль;
- бюджетный контроль;
- контроль качества;
- контроль материально-технических средств.
Системы контроля имеют тенденцию меняться в зависимости от степени их использования на различных уровнях управления. Системы контроля акцентируют внимание на различных вопросах: от времени проведения контроля (до, во время или после процесса производства продукции) до важности контроля.
Система контроля на предприятии направлена на:
- установление заданного уровня качества, соответствующего требованиям потребителя;
- налаживание производственного процесса с целью повышения качества;
- ликвидацию выявленных недостатков в качестве продукции и производственного процесса;
- обеспечение стабилизации достигнутого уровня качества;
- сокращение издержек производства;
- возможность выполнения заказов в установленные сроки.