Как составить эффективный план действий (action plan)?

Эффективный план действий всегда начинается с четкой цели, замысла или намерения. Такой план призван обеспечить реализацию поставленной цели максимально быстро, комфортно и менее затратно. Правильно составленный план действий позволяет решить практически любую задачу.

Что такое план действий (action plan)?

План действий (action plan) — это подробный план, который описывает необходимые шаги для достижения определенной цели. Это инструмент, который содержит перечень необходимых действий, которые должны быть осуществлены для выполнения задачи или реализации проекта.

Сущность плана действий

План действий является частью стратегического плана, в котором цели уже установлены. Действия, описанные в плане действий, определяются путем разделения этих целей на ряд небольших задач, которые необходимо выполнить для завершения всего проекта в целом. В этих планах часто описываются такие детали, как характер каждого вида деятельности, соответствующие им временные рамки или сроки выполнения, лицо, ответственное за достижение ожидаемого результата, и ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи.

Компании обычно применяют процедуры аудита, которые обеспечивают правильную оценку прогресса проекта в целом или индивидуально для каждого вида деятельности. В частности, создаются метрики, позволяющие оценить уровни производительности. Широко известная методика SMART (Specific — конкретный, Measurable — измеримый, Attainable — достижимый, Realistic — реалистичный и Time-based — ограниченный во времени) является универсальным инструментом для руководителей проектов по разработке адекватных показателей для каждой задачи. Контроль за выполнением этого плана действий имеет решающее значение для достижения целей компании.

План действий — это контрольный список шагов или задач, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей.

Action plan — это неотъемлемая часть процесса стратегического планирования: он помогает улучшить планирование совместной работы. План действий также может быть использован любым человеком для разработки стратегии по достижению своих личных целей.

Компоненты плана действий включают в себя:

  1. Четкое описание цели, которую планируется достичь.
  2. Задачи/шаги, которые необходимо выполнить для достижения цели.
  3. Люди, ответственные за выполнение каждой задачи.
  4. Когда эти задачи будут выполнены (сроки и этапы).
  5. Ресурсы, необходимые для выполнения задач.
  6. Меры по оценке прогресса.

Action plan — это не фиксированный план действий. По мере роста вашей организации и изменения окружающей среды вам придется пересматривать его и вносить соответствующие коррективы в соответствии с новыми потребностями.

Зачем вам нужен план действий?

Если реализация проекта осуществляется без разработки плана действий, то в большинстве случаев это приводит к провалу. Однажды Бенджамин Франклин сказал: «Неспособность планировать означает потерпеть неудачу».

Планирование помогает вам заранее подготовиться к предстоящим препятствиям и оставаться на верном пути. А с помощью эффективного плана действий вы можете повысить свою производительность и эффективность.

Вот некоторые преимущества плана действий:

  • Он указывает вам четкое направление. Поскольку в плане действий четко обозначены шаги, которые необходимо предпринять, а также сроки, когда они должны быть выполнены, вы будете точно знать, что и когда вам нужно сделать.
  • Если ваши цели будут записаны и спланированы поэтапно, у вас будет повод сохранять мотивацию и приверженность на протяжении всего проекта.
  • С планом действий вы можете отслеживать продвижение к своей цели.
  • Когда вы перечисляете все шаги, которые необходимо выполнить в своем плане действий, вы также можете расставить приоритеты для ваших задач в зависимости от их важности и доступности ресурсов.

Как составить план действий?

Составление плана действий, как правило, не представляет особых сложностей. Однако есть несколько важных аспектов, которые вы должны учесть, чтобы извлечь из этого максимум пользы. Ниже приведены 6 простых шагов, которые помогут вам составить эффективный план действий.

Шаг 1: Определите свою конечную цель

Если вам не ясно, что вы хотите сделать и чего хотите достичь, вы настраиваете себя на неудачу.

Планируете новую инициативу? Начните с определения, где вы находитесь и где хотите быть.

Решение проблемы? Проанализируйте ситуацию и изучите возможные решения, прежде чем расставлять приоритеты.

Запишите (сформулируйте) свою цель. И прежде чем перейти к следующему шагу проанализируйте вашу цель, используя методику SMART.

Шаг 2: Перечислите шаги, которым нужно следовать

Итак, цель ясна. Теперь следует определить, что следует сделать для ее достижения.

Создайте грубый шаблон для перечисления всех задач, которые необходимо выполнить, пропишите сроки их выполнения и закрепите ответственных лиц.

Важно убедиться, что вся команда вовлечена в этот процесс и имеет доступ к документу. Таким образом, каждый будет в курсе своей роли и обязанностей в данном проекте.

Убедитесь, что каждая задача четко определена и достижима. Если вы сталкиваетесь с более крупными и сложными задачами, разбейте их на более мелкие — их легче выполнять и контролировать.

Шаг 3: Расставьте приоритеты задач и добавьте сроки

Пришло время реорганизовать список задач, расставив приоритеты их выполнения. Расстановка приоритетов особенно необходима в тех случаях, когда выполнение отдельных шагов (задач) блокирует выполнение других или когда выполнение следующего этапа невозможно без выполнения предыдущего.

Добавьте сроки и убедитесь, что они реалистичны. Проконсультируйтесь с лицом, ответственным за выполнение задачи, чтобы понять его возможности, прежде чем принять решение о сроках.

Шаг 4: Установите промежуточные этапы

Промежуточные этапы можно считать мини-целями, ведущими в конечном итоге к реализации основной цели. Преимущество добавления промежуточных этапов заключается в том, что они дают членам команды возможность видеть конкретные результаты их деятельности и помогают им оставаться мотивированными, невзирая на то, что последний срок исполнения еще далеко.

Начните с конечной цели и продвигайтесь назад, устанавливая промежуточные. Не следует устанавливать слишком длительные сроки между этапами. Лучше практиковать промежуточные этапы с интервалом в две недели.

Шаг 4: Определите необходимые ресурсы

Прежде чем начать новый проект важно убедиться, что вы располагаете всеми необходимыми ресурсами для выполнения задач. И если они в настоящее время недоступны, вам необходимо сначала составить план их приобретения (получения).

Под каждый этап вашего плана действий необходимы конкретные ресурсы, также желательно распределить бюджет проекта в разрезе всех задач, что позволит вам в последствии осуществлять его контроль и избежать перелимита.

Шаг 5: Визуализируйте свой план действий

Визуализация позволяет упростить процесс восприятия информации. Независимо от того, представлен ли ваш план действий в форме блок-схемы, диаграммы Ганта или таблицы, он должен четко отображать все элементы, которые мы определили выше — задачи, ответственные лица, сроки, ресурсы и т.п.

Этот документ должен быть доступен для всех участников проекта и должен своевременно редактироваться в процессе реализации проекта.

Шаг 6: Мониторинг, оценка и обновление

Процесс выполнения плана действий подлежит периодическому контролю — это позволяет отслеживать прогресс достижения конечной цели. Вы можете отметить уже выполненные задачи, чтобы члены вашей команды видели как продвигаются дела в проекте.

В случае нарушения сроков выполнения или частичного выполнения отдельных задач необходимо изучить ситуацию, разобраться в причинах и принять соответствующие меры.

Если в процессе реализации проекта возникла необходимость в его корректировке — своевременно вносите необходимые правки и информируйте о них всех участников проекта: сдвиг сроков, изменение приоритетов, перераспределение ресурсов и т.п.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *