Оправдательные документы

Оправдательные документы — документы, удостоверяющие (подтверждающие) факт совершения хозяйственных операций.

Все хозяйственные операции, совершаемые на предприятии, должны быть в обязательном порядке задокументированы. Для каждой операции должны быть оформлены соответствующие оправдательные первичные документы бухгалтерского учета.

Оправдательные документы представляют собой первый этап учетной регистрации данных. Эти документы (приходные и расходные кассовые ордера, квитанции, накладные, приемные акты и др.) являются основанием для отражения фактов хозяйственной  жизни в счетах аналитического и синтетического учета.

Исполнители (материально ответственные лица) – кладовщики, учетчики, кассиры, экспедиторы и другие – «оправдывают» свои действия этими документами.

Оправдательные документы представляют собой письменное доказательство действительного осуществления хозяйственных операций и права на их совершение. Это первая запись хозяйственных операций, подтверждающая факт их совершения. Поэтому оправдательные документы иначе называются первичными документами. Первичные учетные формы — это первое свидетельство совершения операции, и они являются обязательными для отражения операции в бухгалтерском учете. Все проводки в бухгалтерии должны отражаться только после того, как получен правильно оформленный оправдательный документ.

Оправдательные документы выделяются в отдельную группу при классификации бухгалтерских документов по их назначению.

Оправдательные документы должны быть соответствующим образом оформлены, а также иметь все необходимые реквизиты и подписи, подтверждающие законность и достоверность содержащихся в них данных. При использовании автоматизации бухгалтерского учета оправдательные документы могут быть получены с помощью печатающих устройств – принтеров.

Важно не только наличие оправдательной формы, но и правильное ее оформление. Наличие ошибок может сделать его не действительным, поэтому при получении любого бланка обязательно нужно проверить все строки на правильность заполнения. Обязательно нужно проверить наличие подписей ответственных лиц, наличие печати, причем она должна быть четкой и читаемой. Только при правильном оформлении можно быть уверенным в том, что в будущем у предприятия не возникнут проблемы с проверяющими органами. Правильно оформленные первичные документы в бухгалтерии обязательно должны содержать определенный набор реквизитов.

Обязательные реквизиты первичных документов:

  • наименование и код формы;
  • дата составления;
  • наименование организации;
  • вид хозяйственной операции и ее содержание;
  • натуральные и денежные измерители операции;
  • подписи ответственных лиц.

Госкомстатом установлены унифицированные формы первичных документов, которые необходимо использовать при оформлении хозяйственных операций.

Типовые формы первичных учетных документов применяются для учета кассовых операций, для учета материалов, основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, торговых операций, а также операций, связанных с оплатой труда.

Если в существующие унифицированные формы необходимо внести какие-либо изменения, дополнить их реквизитами и необходимыми строками, то на предприятии нужно оформить распоряжение или приказ о внесении дополнительных реквизитов. Изменяя типовую форму первичного учетного документа, стоит помнить, что удалять уже имеющиеся реквизиты нельзя, можно лишь их дополнить.

Если для какого-либо первичного бухгалтерского документа унифицированная форма не утверждена, то организация самостоятельно разрабатывает удобный для себя бланк, в этом случае основные требования к измененным формам — это наличие в них всех обязательных реквизитов, указанных выше.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.