Документ (document) –

1. письменное свидетельство (доказательство), отображающее определенные данные на информационном носителе (бумаге, фотопленке, магнитном диске), имеющее официальный характер и подлежащее использованию или последующей обработке и передаче адресату;
2. письменный акт, имеющий юридическую силу или носящий служебный характер.

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В праве документ — составленный в установленном порядке акт, удостоверяющий юридический факт (рождение, вступление в брак) или событие, служащий доказательством имеющего значение для дела обстоятельства (письменные доказательства), или предоставляющий (прекращающий) право на что-либо (договор, диплом, завещание); любой зафиксированный на материальном носителе (обычно письменный) акт, имеющий юридическую силу, доказательственное, правоустанавливающее или служебное значение.

По назначению выделяют следующие виды документов:

• организационные документы (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность);
• распорядительные документы (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение);
• информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка);
• учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (платежное поручение, счет-фактура, накладная, акт и т. п.);
• нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как стандарты, нормы, правила, своды правил, регламенты и другие подобные документы;
• иные.

Документы являются основными носителями бухгалтерской информации о фактах хозяйственной жизни (см. Первичные учетные документы) и служат одним из объектов исследования при анализе, контроле или аудите.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Степень надежности данных, указанных в документе, зависит прежде всего от того, внутренний он или внешний. Главный критерий надежности внутреннего документа – эффективность системы контроля на предприятии. Внешний документ отражает операцию, в которой участвуют два (или несколько) экономических субъекта, и наличие документа предполагает их согласие с содержащейся в нем информацией. Поэтому внешние документы считаются более надежными, чем внутренние.