Анализ накладных расходов

Общее описание модели «Анализ накладных расходов»

Анализ накладных расходов (overhead value analysis, OVA) — это подход, который используется для поиска возможностей, позволяющих снизить в компании накладные расходы. Главное в этой модели — сокращение числа неосновных видов деятельности и услуг и оптимизация оставшихся.

Накладные расходы, показанные в масштабах
Накладные расходы, показанные в масштабах

Этот анализ позволяет сделать такие возможности наглядными и сравнить затраты на ведение неосновных видов деятельности с конечными результатами основных процессов, для определения которых можно воспользоваться моделью цепочки создания ценности Портера.

Когда следует применять модель анализа накладных расходов

Анализ накладных расходов может быть использован для проведения реорганизации видов деятельности и исключения тех из них, которые требуют излишне высоких накладных расходов. Однако на практике руководители и менеджеры часто применяют этот метод и в качестве превентивного, и как последнего из возможных средств. При этом желательный результат не обязательно связан только с сокращением издержек; многие компании хотят лишь лучше разобраться в спросе внутренних потребителей на услуги. Понятно, что этот анализ оказывает значительное влияние на неосновные виды деятельности людей, которые ими занимаются.

Первыми сигналами, свидетельствующими, что клиенту, производителю современных технических средств дистанционного управления, в том числе военного назначения, нужно заново оценить второстепенные организационные функции, были ухудшение финансовых результатов и отсутствие организационной гибкости. Для анализа накладных расходов и выявления видов деятельности, в ходе которых возникают такие затраты, а также для подготовки первоначально ранжированного списка всех видов деятельности и связанных с ними затрат была сформирована команда специалистов. После этого было решено провести полномасштабный проект OVA, чтобы реструктурировать компанию и в значительной степени снизить число второстепенных функций. Результатом стал переход компании от функциональной структуры к структуре в виде бизнес-единиц, ориентированных на запросы рынка. При таком подходе подразделения предоставляют ценность своим внутренним потребителям, а многие задачи, которые в прошлом были разделены на первичные и вторичные функции, стали решаться децентрализованно. Преобразования получили в компании широкую поддержку, так как все стороны считали, что они принимают участие в собственной «трансформации».

Как следует пользоваться моделью анализа накладных расходов

При проведении анализа накладных расходов надо выполнить шесть базовых шагов.

  1. Заложение фундамента, включающее, помимо прочего, определение требуемого объема выпускаемой продукции и необходимых для этого видов деятельности, а также оценку конечного продукта.
  2. Составление упорядоченного списка видов деятельности и связанных с ними затрат. При выполнении этого шага оцениваются расходы на сырье и другие ресурсы, издержки, связанные с видами деятельности, и распределяются затраты по видам продукции, для чего часто применяется функционально-стоимостной анализ.
  3. Проведение потребительской оценки услуг и выпускаемой продукции. В ходе этой оценки определяется следующее: необходимость продукта для потребителя (т. е. является ли она критической или же продукт просто желателен для покупателя и несет ему выгоду), качество, количество и стоимость. Потребителей просят оценить имеющуюся продукцию и указать, как ее можно улучшить. При проведении потребительской оценки применяются собеседования и анкеты.
  4. Установление возможностей по снижению затрат, взяв за основу выявленные потенциальные улучшения. Решение этой задачи побуждает компанию выступить с заявлением о своих приоритетах в отношении выпускаемой продукции и требуемых для этого видах деятельности.
  5. Расстановка приоритетов по возможностям, чему должны помочь четыре элемента, использовавшиеся до этого при проведении потребительской оценки:
    • необходимость продукта для потребителя: добавляет ли он ценность?
    • качество: достаточно ли оно высокое?
    • количество: достаточен ли объем выпускаемой продукции?
    • стоимость: можно ли ее уменьшить?

Выявление возможностей и их расстановка по приоритету сопровождаются поиском ответа на важный вопрос: следует ли устранять, изменять, автоматизировать, интегрировать и / или передавать на аутсорсинг некоторые виды деятельности? Этот процесс требует прагматического подхода, при котором руководители и менеджеры компании привлекают экспертов и менеджеров всех отделов и подразделений, несущих накладные расходы.

  1. Реализация всего набора изменений, которые обсуждались на протяжении первых пяти шагов и привели к принятию тех или иных решений.

Для того чтобы проект OVA был успешно реализован, необходимо следующее.

  • Цели компании должны быть известны.
  • Компания должна иметь четкую структуру.
  • Масштабы анализа накладных расходов должны быть заданы.
  • Никакие другие проекты не должны накладываться на проект OVA и мешать его выполнению.
  • В масштабах всей компании этому проекту должна оказываться достаточная поддержка.

Выводы

Результаты анализа накладных расходов часто представляют в виде статистических показателей, хотя большая часть собранных в ходе него данных на самом деле является качественной. Поэтому требуемые данные получают от служащих, чью работу можно обсудить. Возможно, для проверки предоставленных персоналом данных имеет смысл прибегнуть к бенчмаркингу. К другим ловушкам, в которые можно угодить при проведении этого анализа, относятся:

  • нехватка данных и информации;
  • недостаточная поддержка результатов и аргументов;
  • недостаточная поддержка при реализации.

Как руководители и менеджеры, так и аналитики должны сделать этот анализ настолько легким для участвующего в нем персонала, насколько это возможно. В значительной степени потенциальный успех анализа OVA зависит от того, удалось ли добиться такой вовлеченности в него участников, при которой планы по его проведению рассматриваются как сами собой разумеющиеся. OVA часто применяется в паре с функционально-стоимостным анализом.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.