Тайм-менеджмент (управление временем)

Тайм-менеджмент (управление временем)

Бешеный ритм современной жизни часто приводит к постоянной нехватке времени. «Совещания, отчеты, планерки, встречи с клиентами, звонки, проекты, личная жизнь — кручусь как белка в колесе, а ничего не успеваю» — сетуют некоторые. Так в чем же причина того, что за один и тот же промежуток времени одни успевают гораздо больше, чем другие? Ответ очевиден — в управлении временем, в его грамотном планировании и рациональном использовании, что на выходе дает более высокую продуктивность.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент (англ. time management — управление временем) — это процесс организации и планирования собственного времени, который позволяет выполнять текущие задачи более эффективно и продуктивно. Хорошее управление временем позволяет вам работать в первую очередь рациональнее, а не усерднее — чтобы вы успевали завершить больше дел за меньшее количество времени, каким бы обширным не был список ваших задач. Неспособность управлять собственным временем не только наносит ущерб вашей эффективности, но и вызывает стресс из-за постоянных нарушений сроков выполнения задач.

Специалисты выделяют два вида тайм-менеджмента: личный и корпоративный. В широком понимании тайм-менеджмент как подвид менеджмента представляет собой механизм управления временем компании. В корпоративном тайм-менеджменте основной акцент делается на управление рабочим временем всех сотрудников компании, а рациональное использование времени каждым конкретным сотрудником является результатом правильного построения корпоративной системы.

Тайм-менеджмент в узком смысле – это организация личного времени каждого человека. Он актуален в тех случаях и для тех категорий работников, которые обладают определенной свободой выбора и имеют гибкий график. Когда человек вынужден самостоятельно принимать решения и организовывать процесс своей работы, ему необходимо владеть технологиями организации личного времени.

Для чего нужен тайм-менеджмент?

Преимущества применения тайм-менеджмента огромны:

  1. Повышается производительность и эффективность труда.
  2. Улучшается профессиональная репутация.
  3. Уменьшается уровень стресса (задачи выполнены в срок).
  4. Расширяются возможности для продвижения по карьерной лестнице.
  5. Большие возможности для достижения важных жизненных целей и целей карьеры.
  6. Появляется больше личного времени для общения с родными и близкими.

В то же время неспособность эффективно управлять своим временем может иметь некоторые очень нежелательные последствия:

  1. Нарушенные сроки выполнения (deadline) задач.
  2. Неэффективный рабочий процесс.
  3. Плохое качество работы.
  4. Плохая профессиональная репутация и отсутствие карьерного роста.
  5. Более высокие уровни стресса.

Этапы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает в себя ряд этапов, в числе которых:

  1. Постановка целей.
  2. Планирование и распределение времени.
  3. Делегирование задач и управление ресурсами.
  4. Анализ затрат времени.
  5. Фиксация времени.
  6. Приоритизация.
  7. Реализация задач.
  8. Контроль достижения целей, выполнения планов, подведение итогов по результатам.

Основные правила тайм-менеджмента

1. Составьте список задач

Для начала необходимо определиться с перечнем всех задач, которые необходимо выполнить. Отразите в списке не только все рабочие задачи, но также и личные. Составьте список исходя из задач, которые необходимо выполнить в течение дня, недели, месяца, года. Не забывайте о личной жизни, встречах с друзьями, посещении поликлиники, отразите в списке время для саморазвития и не забудьте про отпуск.

2. Проведите хронометраж

После того как вы составили список задач, необходимо напротив каждой задачи написать ориентировочное время (минут, часов, дней), необходимое для ее выполнения. В последствии это вам пригодится при планировании распорядка дня.

3. Расставьте приориты

Как правило, задач всегда много и успеть все и сразу невозможно. Поэтому необходимо правильно расставлять приоритеты. Критерии расстановки приоритетов могут быть различными — это и личные мотивы, и финансовое вознаграждение. В качестве ориентира при расстановке приоритетов можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра
Матрица дел Эйзенхауэра

Все задачи разделяются на 4 группы:

  1. Срочные и важные — выполняются в первую очередь и в полном объеме (критические задачи).
  2. Важные, но не срочные — выполняются во вторую очередь. Решение таких задач можно отложить на определенное время, но они также должны быть полностью решены.
  3. Срочные, но не важные — это задачи, которые хоть и являются срочными, но они не критичны. Выполнение таких задач желательно делегировать другим лицам, а если это не возможно — то отложить, т.к. они «пожирают время» для решения критических задач.
  4. Не срочные и не важные — это задачи, которые не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из вашего списка.

4. Составьте план действий (задач)

Имея на руках перечень задач, их приоритетность и хронометраж, можно составить расписание задач на день, неделю, месяц. Теперь, вместо того, чтобы переживать по поводу: «опять не успел сделать всю ту кучу дел», — вы понимаете, что вы выполнили все, что могли реально успеть, с учетом существующего в вашей жизни времени.

5. Фильтруйте информацию

В современном мире информационных потоков можно легко потеряться во времени. Поэтому научитесь отсеивать весь информационный шум и концентрируйтесь на обработке только той информации, которая вам действительно необходима.

6. Не распыляйтесь между задачами

Доведите начатую задачу до конца, не оставляйте ее нерешенной. Эксперты в области тайм-менеджмента отмечают, что неоднократное возвращение к решению «надоедливой задачи» снижает производительность человека в пять раз!

Также не беритесь за несколько дел одновременно (конечно, если вы не гуру многозадачности). Это займет больше времени по сравнению с выполнением всех задач отдельно и может снизить качество их выполнения.

7. Устраните «пожирателей времени»

Исключите все то, что понапрасну отнимает ваше время: просмотр социальных сетей, телевизионных передач, лишние кофе-брейки и разговоры с коллегами ни о чем и т.п. Если вы выполняете много рутинной работы (например, по сбору и обработке данных) — постарайтесь по-максимуму автоматизировать данный процесс.

8. Соблюдайте порядок

Наведите порядок на рабочем столе, систематизируйте документацию и разложите ее по полочкам, упорядочите информацию в вашем ПК, базах данных контактов и т.п. Все это существенно облегчит вам жизнь при поиске необходимой информации (документов) и сэкономит кучу времени.

9. Работайте в определенное время

У каждого человека есть собственные биоритмы, определите когда у вас пик активности. Именно в эти часы следует выполнять самые сложные задачи, т.к. максимальная концентрация позволит решать подобные задачи более эффективно и продуктивно.

10 . Не забудьте про отдых

Обязательно уделяйте время себе: сходите в спортзал, путешествуйте, не забывайте о хобби, проведите вечер в кругу семьи. Отдохнувший человек — эффективен и в работе!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

четыре × два =