Система управления организацией

Система управления организацией: понятие и определение

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой система управления организацией, как её можно охарактеризовать, а также рассмотрим функции и ключевые компоненты системы управления.

Система управления организацией: понятие

Деятельность любой компании базируется на использовании определённых ресурсов (таких как, основные средства, оборотные активы, финансовые ресурсы, технологии, трудовые ресурсы и т.п.), сочетание которых позволяет достичь фирме поставленных целей. И связующим звеном в этом выступает именно система управления организацией.

Что же такое система управления организацией сходу ответить сложно, т.к. это нематериальный актив, который нельзя пощупать или измерить линейкой. Но от качества функционирования системы управления организацией зависят другие показатели компании, которые поддаются количественному измерению, ну или, в крайнем случае – субъективной оценке. К таковым показателям относятся: выручка от реализации продукции, размер прибыли, показатели рентабельности, рыночная стоимость компании, доля компании на рынке, стоимость акций компании и её динамика, узнаваемость бренда, лояльность потребителей и т.п.

Качество системы управления организацией имеет прямое воздействие на показатели эффективности деятельности компании, на динамику их развития, а также на поведение самой организации как системы. Именно система управления организацией даёт результаты, а не используемые ресурсы, какими бы мощными они не были. Так, например, крупная корпорация может позволить себе закупить новейшее технологическое оборудование, самые современные информационные системы, нанять высококвалифицированных специалистов и т.п., но если не будет выстроена система управления организацией со всеми её компонентами и бизнес-процессами, достичь поставленных целей и эффективных результатов деятельности навряд ли получится. Нередко разбалансировка системы управления становится причиной краха организации.

Система управления организацией представляет собой процесс установления, регулирования и развития самоорганизованного поведения отдельных индивидов и их групп, образующих организацию как единое целое. Система управления необходима для выполнения функций управления во всех подразделениях, бизнес-процессах и проектах.

Функции системы управления состоят в следующем:

  1. Формирование условий для самоорганизации индивидов:
    • разработка и внедрение управленческой, финансовой, правовой и организационно- функциональной структур;
    • распределение функций управления между индивидами;
    • регламентация основных и вспомогательных бизнес-процессов;
    • установление порядка и форм полномочий и ответственности отдельных индивидов и их групп, в том числе высшего руководства;
    • определение критериев и порядка оценки деятельности отдельных индивидов и их групп;
    • определение порядка оплаты труда, форм материальной и нематериальной мотивации;
    • установление системы ценностей, норм поведения, внутрифирменных стандартов, традиций, обычаев.
  2. Определение ключевой идеи деятельности:
    • формулирование сущности, предназначения организации для внутренних и внешних участников;
    • определение целевых групп клиентов, подхода к работе с ними;
    • формирование портфеля стратегических групп товаров;
    • установление ключевых направлений развития организации в целом и её важнейших подразделений;
    • определение фирменного стиля, включая изображение торговой марки, корпоративную символику.
  3. Целеполагание для всей организации, её подразделений, а также для каждого бизнес-процесса или проекта:
    • формулирование миссии и видения будущего;
    • установление генеральной цели, стратегических целей и задач;
    • формирование системы долгосрочных и краткосрочных целей и задач для подразделений, бизнес-процессов, проектов или отдельных индивидов;
    • определение критериев оценки достижения целей и задач.
  4. Создание системы планирования исполнения целей и задач:
    • стратегическое планирование;
    • оперативное планирование;
    • планирование и управление проектами;
    • инвестиционное проектирование;
    • оперативно-календарное планирование;
    • производственное планирование.
  5. Организация исполнения планов и проектов:
    • установление порядка поиска и анализа управленческих проблем;
    • разработка и реализация механизма подготовки, принятия и исполнения управленческих решений;
    • организация внутреннего документооборота;
    • формирование и выдача планово-контрольных заданий;
    • координация деятельности индивидов и их групп в рамках подразделений, бизнес-процессов или проектов;
    • внедрение автоматизированных систем управления производством или технологическими процессами;
    • управление внутренними и внешними коммуникациями.
  6. Установление обратной связи:
    • оценка исполнения долгосрочных и краткосрочных целей и задач, планов и проектов;
    • контроль над сроками и качеством исполнения планово-контрольных заданий, производственный учет;
    • управленческий учёт и управленческая отчётность;
    • организация и осуществление внутреннего контроля, внутреннего аудита, владельческого контроля;
    • внедрение корпоративных информационных систем;
    • оценка качества систем, процессов, товаров.

В процессе функционирования организации бизнес-модель и управленческие бизнес-процессы постепенно трансформируются благодаря осознанной, самоорганизованной и целенаправленной деятельности индивидов, которые реализуют функции управления. Таким образом, система управления – это совокупность правил и процедур, которые установлены индивидами, образующими организацию. Эти правила и процедуры обеспечивают выполнение указанных выше функций системы управления организацией.

Система управления организацией: определение

Система управления организации представляет собой свод действующих в организации, обязательных для исполнения формальных правил и процедур, которые определяют:

  1. сущность, условия и порядок самоорганизованной деятельности индивидов и их групп, образующих организацию;
  2. порядок установления и изменения ключевой идеи деятельности организации в целом и для её основных подразделений;
  3. процесс целеполагания для организации в целом, её подразделений, бизнес-процессов, проектов и отдельных индивидов (групп индивидов);
  4. сущность и порядок планирования для организации в целом, её подразделений, отдельных бизнес-процессов и проектов;
  5. процесс организации исполнения планов и проектов;
  6. сущность, характер и порядок контроля над деятельностью организации, её подразделений, бизнес-процессов, проектов и отдельных индивидов.

Источники и факторы эффективности системы управления

Эффективная система управления организацией – это та система, которая даёт наилучший результат при наименьшем уровне затрат на её поддержание и развитие. Наилучший результат возможен при оптимальной организации системы, когда каждый элемент в полной мере выполняет свои функции и задачи, когда все процессы налажены и нормально функционируют.

Результат деятельности системы управления – управленческое решение, которое понимается как подготовка совокупности оценок и выводов о текущем и будущем состоянии объекта управления и принятие уполномоченным лицом окончательного и обязательного для исполнения постановления об управляющем воздействии на объект управления. Поэтому эффективность системы управления складывается из таких компонентов:

  • своевременность, полнота и достоверность оценки текущего и прогнозируемого состояния управляемого объекта (качество обратной связи);
  • функциональная полнота, организационная слаженность и экономичность управленческих бизнес-процессов (качество субъекта управления);
  • своевременность, точность и выгодность управленческих решений (качество управляющего воздействия);
  • долговременное развитие управляемого объекта или процесса.

Исходя из сказанного выше, источниками и ключевыми факторами эффективности системы управления (на примере коммерческой организации) выступают следующие.

  1. Высокое качество обратной связи:
    • целостность, достоверность и актуальность сведений о внешней и внутренней среде объекта управления;
    • быстрота и своевременность поступления информации об объекте управления;
    • низкий уровень неопределенности в коммуникациях между субъектом и объектом управления;
    • полная конфиденциальность и безопасность процессов информационного обеспечения;
    • высокая степень обработки данных об объекте управления.
  2. Функциональная полнота и организационная слаженность управленческих бизнес-процессов:
    • полнота и объём реализуемых управленческих функций и задач;
    • высокий уровень развития организационного и методологического видов обеспечения процесса управления;
    • совершенство философии управления и высокий уровень развития организационной культуры в управляемом объекте;
    • высокий уровень подготовки управленческого персонала и его полное соответствие выполняемым функциям и задачам;
    • высокая степень вовлечения руководителей среднего и низшего уровня и специалистов в процесс управления.
  3. Эффективность управленческих решений:
    • соответствие решений критериям цели, необходимости, агрегированного результата, альтернативных возможностей и стоимости;
    • высокая степень удовлетворенности бенефициаров управленческими решениями, процедурами их принятия и исполнения.
  4. Предвидение кризисных ситуаций в объекте управления:
    • низкий совокупный уровень рисков, потенциальных и наступивших;
    • высокий уровень организации, полнота функций и задач управления рисками в управляемом объекте;
    • высокая степень развития методологического обеспечения процесса управления рисками;
    • результативность антикризисных планов и мероприятий.
  5. Изыскание новых возможностей развития объекта управления:
    • высокая результативность планов по удержанию клиентов и привлечению новых групп клиентов;
    • высокая результативность планов по освоению новых видов продукции, выходу на новые рынки сбыта, входу в новые сферы;
    • рентабельность собственного капитала на уровне не ниже среднего по рынку при его динамичном росте;
    • высокая доля продаж от новых видов продукции, новых групп клиентов при общей тенденции роста объёма продаж.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

5 × 4 =