Учетная документация

Учетная документация (records) — первичная регистрация фактов хозяйственной жизни в учетных документах в момент и на месте их свершения. Учетная документация является одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учета. Суть этого элемента — сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций в первичных учетных документах с целью получения о них данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля за ними.

В законе «О бухгалтерском учете» отмечено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Учетная документация должна отвечать предъявленным к ней требованиям:

  • быть достоверной, то есть ее данные должны соответствовать фактически совершенным операциям по количественному и денежному выражению;
  • ясной и понятной не только работникам учета, но и пользователям;
  • своевременно оформленной и ориентированной на обработку ее в условиях автоматизации учетного процесса.

Бухгалтерская информация, отражаемая в учетных документах, должна быть качественной и эффективной.

Учетная документация включает различные первичные документы, которые можно классифицировать по следующим признакам:

  • назначению;
  • степени обобщения (порядку составления);
  • охвату фактов хозяйственной жизни;
  • месту составления;
  • количеству учетных записей;
  • характеру фактов хозяйственной жизни.

Документы подразделяются:

  • по назначению — на организационно-распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные;
  • по степени обобщения (порядку составления) — на первичные и вторичные (сводные);
  • по степени охвата фактов хозяйственной жизни — на разовые и накопительные;
  • по месту составления — на внутренние и внешние.

По количеству учетных записей документы могут быть однострочными и многострочными.

По характеру фактов хозяйственной жизни их делят на кассовые, банковские, материальные, расчетные.

Важным в классификации является деление документов на стандартные (типовые) и нестандартные. В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» применяемые организациями первичные учетные документы могут быть составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Эти альбомы разрабатываются и утверждаются Государственным комитетом по статистике по согласованию с Министерством финансов.

Важность унификации первичных учетных документов имеет существенное значение для снижения трудоемкости их создания и обработки (особенно при автоматизации учета).

Первичные учетные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются на полноту и качество заполнения, содержания (законность совершенных хозяйственных операций, логическая увязка отдельных показателей). После окончания обработки первичные документы гасятся штампом или специальной отметкой, чтобы исключить возможность повторной обработки.

Производные учетные формы носят ярко выраженный вторичный (повторный) характер и в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обеспечении полной, достоверной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы.

Учетная документация может составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

20 − двадцать =